Die nächste Generation der mobilen Zeiterfassung

Das Problem Prozessabbruch.
Verteilte Organisationen stehen vor der Herausforderung für die Erfassung von Arbeits- und Einsatzzeiten, über die Zuordnung der Zeiten zu Kunden, Aufträgen oder Objekten oder Baustellen , bis hin zur endgültigen Verarbeitung der Daten für Kundenrechnungen, Projektkalkulationsprüfungen oder Lohnabrechnungen einen durchgängigen Prozess zu definieren.

Während die Erfassung der Zeiten draußen vor Ort durch den Mitarbeiter geschehen muss, erfolgt die Verarbeitung der Daten in der Zentrale des Unternehmens. Hierzu stehen im Unternehmen verschiedene Tools wie z.B. ERP Systeme, SAP, Microsoft Excel zur Verarbeitung der Daten für jeden Teilprozess zur Verfügung.

Vom Mitarbeiter vor Ort werden die Daten oft auf Papier, z.B. Stundenzettel, Kundenauftrag oder Arbeitsanweisung erfasst und der Zentrale übergeben. Dort müssen die Daten konsolidiert und in die weiterverarbeitenden Systeme eingegeben werden.

Dieser Prozess funktioniert, ist jedoch nur sehr aufwändig zu betreiben. Die Daten müssen vor Ort eingesammelt werden. Zeiten müssen von Hand Projekten, Kunden, Baustellen zugeordnet und die Summen ausgerechnet werden.

Alle erfassten Zeiten müssen in elektronische Systeme übernommen und für spätere Behördenzwecke aufbewahrt werden. Erst wenn die Daten in den elektronischen Systemen angekommen sind, kann eine Weiterverarbeitung beginnen.

Fehlerhafte Datensätze, unleserlich ausgefüllte Stundenzettel oder zu spät geleiferte Daten erschweren die effiziente Datenverarbeitung zusätzlich.

Letztendlich ist auch das Ergebnis jeglicher Weiterverarbeitung in den verschiedenen Teilprozessen wie Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung von der Qualität der gelieferten Daten abhängig
 

Mobile Benefits
Der durchgängige Prozess erfasst die Daten durch den einzelnen Mitarbeiter vor Ort und stellt diese automatisch den weiterführenden Systemen zur Verfügung. Auch eine Zuweisung der Zeiten zu Objekten, Kunden oder Auftragsnummer kann vor Ort erfolgen und automatisiert verarbeitet werden.

Die Aufwände der Weiterverarbeitung reduzieren sich signifikant. Gleichzeitig erzielen sie vollkommene Konformität in Bezug auf Aufbewahrungspflichten oder Behördenanfragen z.B. beim Arbeitnehmerentsendegesetz. Der gesamte Prozess kann ohne Medienbrüche durchlaufen werden.
 

Durch mobile Endgeräte, mit für Ihr Unternehmen angepassten und ausgewählten Funktionalitäten, werden die Daten vor Ort erfasst und stehen mittels moderner Übertragungstechnologien unmittelbar zur Weiterverarbeitung zur Verfügung
 

Investitionsfreie Einführung
Die einfache Zeit- und Datenerfassung der Motec-Data funktioniert mit jedem handelsüblichen Handy und kann dadurch vollkommen investitionsfrei eingeführt werden. Durch den vollumfänglichen Servicedienst benötigen sie keine Software oder Server zum Installieren. Alles was sie benötigen ist ein Webbrowser mit Internetzugang.

Durch die Möglichkeit der Unterscheidung von privaten Handys, Unternehmenshandys, Gruppenhandys sowei den unterschiedlichen Übertragungswegen wie z.B. SMS oder UMTS entssteht die Flexibilität die Ihr Unternehmen braucht um sich den stetig ändernden Rahmenbedingungen schnell und effizient anzupassen.

So wird der Prozess "rund". Sie nutzen die Zeiterfassung an jedem Ort entweder per SMS mit jedem handelsüblichen Handy (wie Nokia, Samsung, Sony Ericsson) oder mit mehr Kompfort durch eine App für jedes Java fähige handy, für iPhone oder Android Smartphone. Um die Zeiten auszuwerten und weiter zu verarbeiten steht ihnen eine Serverapplikation als Service zur Verfügung.